4U @work Personalservice GmbH
Information des Bewerbers über die Datenverarbeitung
Im Rahmen des Bewerbungsprozesses ist es für uns unumgänglich, dass Ihre personenbezogenen Daten von uns gespeichert und verarbeitet werden. Hiermit möchten wir Sie über den Zweck und die Art der Verarbeitung informieren. Mit diesem Informationsschreiben erfüllen wir unter anderem die uns durch das Datenschutzrecht auferlegten Aufklärungspflichten, insbesondere im Sinne des Art. 13 DS-GVO.
§ 1 Verantwortlicher (Art. 13 Abs. 1 lit. a) DS-GVO) und Datenschutzbeauftragter des Verantwortlichen (Art. 13 Abs. 1 lit. b) DS-GVO)
Verantwortlicher: 4U @work Personalservice GmbH, Dörpfeldstraße 11, 12489 Berlin, Deutschland. Vertretungsberechtigte Geschäftsführer: Daniel Thoben, Jochen Kaiser.
Datenschutzbeauftragter: Rechtsanwalt Michael F. Ochsenfeld, c/o OCHSENFELD + Coll Rechtsanwälte, Bahnhofsallee 9, 31134 Hildesheim, Telefon +49 512 1102210, E‑Mail: 4U@ochsenfeld.com.
§ 2 Zweck der Datenspeicherung und ‑verarbeitung (Art. 13 Abs. 1 lit. c) DS-GVO)
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um Ihr Bewerbungsverfahren durchzuführen, eine geeignete Beschäftigungsmöglichkeit zu prüfen sowie ein Arbeitsverhältnis anzubahnen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG (Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses). Soweit Sie uns besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) mitteilen, erfolgt die Verarbeitung hierfür auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i.V.m. § 26 BDSG, ggf. zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO (arbeitsmedizinisch).
Soweit wir nicht erforderliche Cookies/Tracker im Bewerbungsportal einsetzen, erfolgt der Endgerätezugriff nur mit Ihrer Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TTDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Technisch erforderliche Cookies setzen wir auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TTDSG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
§ 3 Herkunft der Daten
- direkt von Ihnen (Online-Formular, E‑Mail, Gespräch, Upload von Unterlagen),
- von unseren Kunden/Auftraggebern, wenn diese uns für ein konkretes Verfahren vorschlagen,
- aus öffentlich zugänglichen beruflichen Netzwerken oder Jobportalen (sofern wir dort Profile sichten).
§ 4 Kategorien der personenbezogenen Daten
Um Ihre Bewerbung zu bearbeiten und/oder Ihnen Beschäftigungsmöglichkeiten anbieten zu können, die auf Ihre Situation und Ihre Interessen zugeschnitten sind, verarbeiten wir folgende Daten (Aufzählung nicht abschließend):
- Stammdaten (Name, Kontaktdaten, Anschrift, Geburtsdatum),
- Bewerbungsdaten (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationen, Foto),
- Angaben zur Verfügbarkeit, gewünschte Tätigkeit, Gehaltsvorstellung, Arbeitsort/Region,
- Kommunikations- und Protokolldaten (Zeitpunkte, IP-Adresse, Portalzugriffe),
- optional: besondere Kategorien (z. B. Schwerbehinderteneigenschaft) – nur, wenn für die Stelle erforderlich.
§ 5 Empfänger und Kategorien von Empfängern
Wir übermitteln Ihre Daten nur, soweit dies für das Bewerbungsverfahren erforderlich ist oder Sie hierzu eingewilligt haben. Empfängerkategorien:
- Unternehmen der manibia‑Gruppe (insbesondere 4U @work Personalservice GmbH, manibia Verwaltungs GmbH, Yuman GmbH, Zahlenwerk Verwaltungs GmbH, Teamwork Instore Services GmbH),
- potenzielle Arbeitgeber bzw. Personaldienstleister,
- IT‑Dienstleister/Hosting und Bewerbungs‑Tools (z. B. Hosting‑Provider; semantisches Parsing/Matching).
Mit Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO.
§ 6 Drittlandübermittlungen
Eine Übermittlung in Drittländer (außerhalb EU/EWR) findet nur statt, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind (insbesondere EU‑Standardvertragsklauseln, Transfer‑Risikoanalyse und – soweit erforderlich – zusätzliche technische Maßnahmen). Über konkrete Empfänger und Drittländer informieren wir Sie vorab im Einzelfall.
§ 7 Auswertung/ Profiling
Zur Vorselektion können (teil‑)automatisierte Verfahren (z. B. semantisches Matching/Parsing) eingesetzt werden, um Unterlagen anhand stellenbezogener Kriterien zu bewerten. Eine Entscheidung mit Rechtswirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO wird jedoch nicht automatisiert getroffen. Es stets eine menschliche Nachprüfung der Vorselektion und erst dann eine Entscheidung. Die Vorselektion unterstützt die Enscheidung der oder des Veranwortlichen.
§ 8 Pflicht zur Bereitstellung
Die Bereitstellung Ihrer Daten ist für die Bearbeitung der Bewerbung erforderlich. Ohne diese können wir Ihre Bewerbung nicht bearbeiten.
§ 9 Speicherdauer
Bewerbungsdaten löschen wir grundsätzlich spätestens 6 Monate nach Abschluss des Verfahrens (z. B. Absage), soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen (z. B. Beweisführung) entgegenstehen.
Talent‑Pool: Nur mit gesonderter Einwilligung speichern wir Ihre Unterlagen befristet für 12 Monate, um Sie bei passenden Vakanzen zu kontaktieren. Vor Ablauf fragen wir nach einer Verlängerung; ohne Verlängerung löschen wir die Daten automatisch.
§ 10 Ihre Rechte
- Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung (Art. 18 DSGVO),
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Widerspruch (Art. 21 DSGVO), Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
§ 11 Widerrufs- und Widerspruchsrechte
Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie Widerspruch einlegen, sofern Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Kontakt: widerruf@4u-at-work.de oder die oben genannten Kontaktdaten.
§ 12 Beschwerderecht
Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, z. B. beim Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, Friedrichstraße 219, 10969 Berlin, E‑Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de.
Stand: 09/2025
Einwilligungserklärung zur Speicherung von Bewerberdaten im Konzern
Die 4U @work Personalservice GmbH beabsichtigt, Ihre Bewerberdaten nach erfolglosem Abschluss eines Bewerbungsverfahrens weiterhin zu speichern und dazu zu verwenden, Sie mit den Anforderungen anderer vakanter Stellen im Unternehmenskonzern der manibia Beteiligungs GmbH, insbesondere 4U @work Personalservice GmbH, manibia Verwaltungs GmbH, Yuman GmbH, Zahlenwerk Verwaltungs GmbH, Teamwork Instore Services GmbH abzugleichen, um bei Übereinstimmung mit einer geeigneten freien Position erneut Kontakt mit Ihnen als Bewerber aufzunehmen und ggf. ein neues Bewerbungsverfahren einzuleiten.
- Ich erkläre meine Einwilligung dazu, dass die 4U @work Personalservice GmbH zum genannten Zweck, meine personenbezogenen Daten,
- die ich im Laufe des Bewerbungsverfahrens übermittelt habe (z.B. durch Bewerbungsunterlagen und ‑gespräche) sowie
- die ggf. im Laufe des Bewerbungsverfahrens zulässig erhoben worden sind (z.B. aus allgemein zugänglichen beruflichen Netzwerken, Fragebogen),
- jeweils einschließlich solcher, die besonderer Kategorien zuzuordnen sind (z.B. politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, rassische und ethnische Herkunft, eine Gewerkschaftszugehörigkeit oder Schwerbehinderteneigenschaft), die durch meine Bewerbung bekannt geworden sind;
nicht nur in dem laufenden Bewerbungsprozess zu dessen Durchführung, sondern nach einem ggf. erfolglosen Abschluss des Verfahrens weiterhin speichert und mich nach erfolgreichem o. g. Abgleich benachrichtigt, um das Bewerbungsverfahren bezüglich einer anderen vakanten Stelle einzuleiten.
- Ich willige darüber hinaus darin ein, dass meine Bewerberdaten innerhalb der Konzerngesellschaften der manibia Beteiligungs GmbH zu dem zuvor genannten Zweck zusätzlich an folgende Gesellschaften weitergegeben und gespeichert werden dürfen:
- 4U @work Personalservice GmbH
- manibia Verwaltungs GmbH
- Yuman GmbH
- Zahlenwerk Verwaltungs GmbH
- Teamwork Instore Services GmbH
Die Erklärung meiner Einwilligung erfolgt freiwillig. Ich kann sie ohne Angabe von Gründen verweigern, ohne dass ich deswegen Nachteile zu befürchten hätte. Mir ist bewusst, dass die Erteilung der Einwilligung keine positiven oder negativen Auswirkungen auf das aktuelle Bewerbungsverfahren hat.
Meine vorstehende Einwilligung gilt so lange, bis ich sie widerrufe. Diesen Widerruf kann ich zu jedem späteren Zeitpunkt ohne Angabe von Gründen telefonisch, schriftlich oder per E‑Mail erklären an widerruf@4u-at-work.de. Ferner stehen mir die weiteren in den Datenschutzhinweisen der 4U @work Personalservice GmbH dargestellten Rechte zu.
Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Soweit für die weitere Verarbeitung meiner Daten eine anderweitige Rechtsgrundlage besteht, ist sind die o.a. Konzerngesellschaften der manibia Beteiligungs GmbH zu dieser berechtigt. Andernfalls werden meine Daten bei Widerruf der Einwilligung gelöscht.
Stand: 09/2025
Einwilligungserklärung zur Aufnahme in den Talent-Pool
Verantwortlicher / Kontakt
4U @work Personalservice GmbH, Dörpfeldstraße 11, 12489 Berlin
Datenschutzbeauftragter: Rechtsanwalt Michael F. Ochsenfeld, c/o OCHSENFELD+COLL Rechtsanwälte, Bahnhofsallee 9, 31134 Hildesheim E‑Mail: 4u-at-work@ochsenfeld.com
Zweck des Talent‑Pools
Speicherung meiner Bewerbungsunterlagen, um mein Profil für künftig passende Vakanzen innerhalb der manibia‑Gruppe abzugleichen und mich proaktiv zu kontaktieren.
Erfasste Daten
- von mir bereitgestellte Unterlagen (z. B. Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse, Kontaktdaten),
- im Verfahren zulässig erhobene Daten (z. B. Notizen aus Gesprächen, öffentlich beruflich zugängliche Profile).
Speicherdauer
Befristet auf 12 Monate. Vor Ablauf werde ich um Verlängerung gebeten; ohne Verlängerung erfolgt die Löschung.
Empfänger
Unternehmen der manibia‑Gruppe sowie IT‑Dienstleister im Rahmen einer Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).
Hinweise zu besonderen Kategorien
Besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) sind für den Talent‑Pool grundsätzlich nicht erforderlich. Sofern ich solche Angaben freiwillig übermittle, dürfen sie nur verarbeitet werden, soweit dies für die Stellenbesetzung zwingend notwendig ist.
Drittlandübermittlungen
Eine Übermittlung in Drittländer (außerhalb EU/EWR) findet nur statt, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind (z. B. EU‑Standardvertragsklauseln). Über konkrete Empfänger/Drittländer werde ich vorab informiert.
Widerruf
Ich kann diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (z. B. per E‑Mail an widerruf@4u-at-work.de). Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Soweit besondere Kategorien betroffen sind: Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.
Erklärung
Ich willige ein, dass meine Bewerbungsunterlagen für 12 Monate im Talent‑Pool gespeichert und zum Abgleich mit passenden Vakanzen genutzt werden.
(optional) Ich willige ein, dass freiwillig übermittelte Angaben besonderer Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden dürfen, soweit dies für eine Stellenbesetzung zwingend erforderlich ist.
Stand: 09/2025
Einwilligungserklärung zur Kommunikation über WhatsApp
Verantwortlicher / Kontakt
4U @work Personalservice GmbH, Dörpfeldstraße 11, 12489 Berlin
Datenschutzbeauftragter: Rechtsanwalt Michael F. Ochsenfeld, c/o OCHSENFELD+COLL Rechtsanwälte, Bahnhofsallee 9, 31134 Hildesheim E‑Mail: 4u-at-work@ochsenfeld.com
Zweck der Kommunikation
Kontaktaufnahme und Abstimmung im Rahmen des Bewerbungsverfahrens (z. B. Terminabstimmung, Rückfragen, Statusupdates) über den Messenger‑Dienst WhatsApp.
Was wird verarbeitet?
- Ihre WhatsApp‑Profilangaben (Name, ggf. Profilbild), Telefonnummer und Nachrichteninhalte,
- Zeitpunkte und Metadaten der Kommunikation (z. B. Zustellinformationen).
Dienstanbieter
WhatsApp Ireland Limited (EU) bzw. WhatsApp LLC (USA).
Drittlandübermittlungen
Bei Nutzung von WhatsApp können Daten (insbesondere Kommunikations‑Metadaten) in Drittländer außerhalb der EU/des EWR übermittelt werden. Die Übermittlung erfolgt – soweit verfügbar – auf Grundlage geeigneter Garantien nach Art. 46 DSGVO (z. B. EU‑Standardvertragsklauseln). Soweit keine geeigneten Garantien bestehen, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Hinweis: Auch wenn Nachrichteninhalte bei WhatsApp verschlüsselt übertragen werden, verarbeitet der Anbieter u. U. Metadaten zu betrieblichen Zwecken.
Alternativen / Keine Nachteile
Die Kommunikation ist alternativ jederzeit per E‑Mail oder Telefon möglich. Ihnen entstehen durch die Nichtnutzung von WhatsApp keine Nachteile im Bewerbungsverfahren.
Besondere Kategorien (optional)
Bitte senden Sie über WhatsApp keine Angaben besonderer Kategorien (z. B. Gesundheitsdaten). Falls ausnahmsweise erforderlich, ist hierfür eine **gesonderte ausdrückliche Einwilligung** notwendig:
(optional) □ Ich willige ein, dass im Ausnahmefall auch besondere Kategorien personenbezogener Daten über WhatsApp verarbeitet werden dürfen, soweit dies für das Bewerbungsverfahren zwingend erforderlich ist. (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO)
Widerruf
Ich kann diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (z. B. per E‑Mail an widerruf@4u-at-work.de). Danach erfolgt die Kommunikation ausschließlich über alternative Kanäle.
Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) für die Nutzung von WhatsApp; ggf. Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO für Datenübermittlungen in Drittländer ohne geeignete Garantien; für besondere Kategorien zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.
Erklärung
Ich willige ein, dass 4U @work im Rahmen meines Bewerbungsverfahrens über WhatsApp mit mir kommuniziert.
(optional) Ich willige – sofern erforderlich – in eine Datenübermittlung in Drittländer auf Basis von Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO ein.
(optional) Ich willige – im Ausnahmefall – in die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten über WhatsApp ein (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).
Stand: 09/2025